اختصارات Google Drive توفر وقتك وتغير طريقة إدارة الملفات يوميًا

تقدم خدمة Google Drive أدوات عديدة لتنظيم الملفات والعمل على المستندات، لكن كثرة القوائم والخيارات داخل واجهتها قد تجعل الوصول إلى بعض الوظائف يستغرق وقتا أطول مما يحتاجه المستخدم، خاصة عند التعامل مع عدد كبير من الملفات والمجلدات بشكل يومي، ويمكن الاستفادة من مجموعة اختصارات مدمجة لتقليل الخطوات وتسريع إنجاز المهام دون الحاجة إلى تثبيت إضافات خارجية.

وتتيح هذه الاختصارات تنفيذ عمليات متكررة من لوحة المفاتيح أو شريط عناوين المتصفح أو حتى الشاشة الرئيسية لهاتف Android، كما تساعد على الوصول إلى الملفات المهمة وتنظيمها بطريقة أكثر سهولة، بدلا من الاعتماد المستمر على التنقل بين القوائم والضغط على الأزرار.

إنشاء سريع

ويمكن إنشاء مستندات جديدة عبر كتابة أوامر قصيرة في شريط عناوين أي متصفح، بدلا من فتح Google Drive والضغط على زر New الموجود أعلى الواجهة، إذ يؤدي إدخال docs.new إلى إنشاء مستند Google Docs جديد، بينما يفتح sheets.new ملف جداول بيانات جديدا، ويتيح slides.new إنشاء عرض تقديمي.

وتشمل الاختصارات أيضا forms.new لإنشاء نموذج Google Forms، وcal.new لإضافة حدث إلى Google Calendar، وkeep.new لفتح ملاحظة جديدة في Google Keep، كما ينقل vids.new المستخدم إلى شاشة إنشاء محتوى Google Vids، وpics.new إلى شاشة إنشاء Google Pics.

ويمكن حفظ هذه الأوامر في الإشارات المرجعية للمتصفح عند استخدامها باستمرار، كما تعمل مع أكثر من حساب Google، إذ يسمح بإضافة شرطة مائلة يتبعها رقم الحساب إلى نهاية الأمر، مثل docs.new/2 لإنشاء مستند جديد داخل الحساب الثاني.

وتوفر لوحة المفاتيح طريقة أخرى لإنشاء المجلدات، إذ يمكن استخدام الاختصار CTRL+C ثم الضغط على F في أجهزة Mac، أو ALT+C ثم F في أجهزة Windows، بينما يظل سحب الملفات وإفلاتها داخل نافذة المتصفح وسيلة أسرع لرفعها إلى الخدمة.

تنظيم الملفات

وتساعد ميزة الاختصارات داخل Google Drive على الاحتفاظ بالملف نفسه داخل أكثر من مجلد دون إنشاء نسخ متعددة قد تختلف محتوياتها مع مرور الوقت، إذ يربط الاختصار بالمستند الأصلي ويتيح فتحه من مواقع مختلفة مع استمرار التعامل مع النسخة نفسها.

ويمكن إنشاء هذا الاختصار عبر الضغط بزر الفأرة الأيمن على الملف، ثم اختيار Organize وبعدها Add shortcut، كما يمكن استخدام CTRL+CMD+R على أجهزة Mac أو CTRL+ALT+R على أجهزة Windows بعد تحديد الملف، ثم اختيار المجلد المطلوب لإضافة الاختصار إليه.

ويمكن تمييز هذه الملفات من خلال علامة سهم منحنية تظهر أعلى الأيقونة، كما يمكن نقل الاختصار أو حذفه دون التأثير على الملف الأصلي، لكن وضعه داخل مجلد مشترك لا يعني مشاركة الملف نفسه تلقائيا، إذ يجب ضبط صلاحيات الوصول إلى المستند الأصلي بصورة منفصلة.

بحث أسرع

ويساعد استخدام أوامر البحث المتقدمة على الوصول إلى الملفات المطلوبة دون تصفح مئات النتائج غير المرتبطة، فبدلا من كتابة كلمة عامة مثل invoice، يمكن إضافة شروط تحدد نوع الملف وتاريخ إنشائه ومالكه، مثل invoice type:pdf after:2026-01-01 للبحث عن ملفات PDF المرتبطة بالفواتير بعد هذا التاريخ.

ويمكن إضافة owner:me لحصر النتائج في الملفات التي يمتلكها المستخدم، بينما يسمح الأمر title:invoice بالبحث عن الكلمة داخل أسماء الملفات فقط، بدلا من البحث في محتويات المستندات، كما يمكن استخدام خيارات التصفية الموجودة أسفل شريط البحث على الهواتف لتجنب كتابة هذه الأوامر يدويا.

وتوفر نسخة Android وسيلة مباشرة لمسح المستندات ضوئيا دون الحاجة إلى تطبيقات خارجية، إذ يمكن الضغط مطولا على أيقونة Google Drive في الشاشة الرئيسية، ثم اختيار Shortcuts وسحب أداة Scan إلى المكان المناسب، أو الضغط على علامة الإضافة لوضعها في المساحة المتاحة.

ويمكن أيضا إضافة الملفات والمجلدات المهمة إلى الشاشة الرئيسية للوصول إليها بلمسة واحدة، وذلك عبر الضغط مطولا على أيقونة التطبيق واختيار Widgets ثم Drive shortcut 1x1، وبعدها الضغط على Add وتحديد الملف أو المجلد المطلوب.

ويمكن تنفيذ الخطوة نفسها من داخل التطبيق عبر الضغط على النقاط الثلاث بجوار الملف أو المجلد، ثم اختيار Add to home screen، بينما يستطيع مستخدمو أجهزة الكمبيوتر إضافة صفحات الملفات المهمة إلى الإشارات المرجعية للمتصفح، لتقليل الوقت المستغرق في البحث عنها عند الحاجة.